למגדילי ראש - לימודי מזכירות בכירה

אתם מארגנים את סדר היום שלכם בצורה מופתית, ניהול הכספים שלכם מתבצע ללא דופי. ובצבא? הייתם אחראים באופן בלעדי על המשרד של מפקד היחידה.
אם חלק מהדברים האלה נכונים לגביכם או במידה ואתם סבורים כי ניחנתם בחוש אדמיניסטרטיבי מפותח, ייתכן כי שקלתם בשלב מסוים להיות מזכירים בכירים.
השאלה הנשאלת היא האם אתם מתאימים ללימודים במסלול זה? 

מה הופך מזכיר רגיל למזכיר לבכיר?

תפקידו של מזכיר, כידוע, הוא ניהול שוטף ואדמיניסטרטיבי של משרד.
הוא אחראי לקבלת לקוחות, קביעת סדר יום, ניהול לוח הזמנים של הממונים עליו, החלטה על פעילויות וכן הלאה.
גם מזכירים בכירים עושים את כל הדברים האלה. אולם, פרט לכך מתווספים לעבודתם תחומי עיסוק אחרים, שבבסיסם ניהולו המוחלט על המשרד.
הלכה למעשה, מזכירים בכירים מעורבים בכל התהליכים המתרחשים במשרד ושותפים מן המניין בקבלת ההחלטות.

תכני הלימודים

באשר לתכני הלימודים בקורס מזכירות בכירה, הרי שהם מתחלקים למספר תחומים עיקריים:
הסטודנט לומד מושגים בסיסיים בניהול ובארגון: חשבונאות, דינים, יחסי ציבור, מאגרי מידע ועוד, וזאת תוך מתן דגש על תפקוד במשרד ממוחשב (תוכנות מחשב, הקלדה, ניהול אלקטרוני וכד').
בנוסף, נלמדים יסודות בניהול משרד, דוגמת כתיבת דו"חות, ניהול פרוטוקולים וארגון תיקיות, לצד סדנאות מעשיות בנושאי תקשורת בין אישית, ניהול לוח זמנים ועוד.

תנאי הקבלה במוסדות השונים

מה נדרש מכם כדי להתקבל ללימודי מזכירות בכירה? ובכן, במרבית המקרים יש צורך ב 12 שנות לימוד, במעבר של ראיון אצל ראשי הקורס, עם דגש על רמת אנגלית גבוהה וכן מבחן קבלה ומבחן פנימי של מזכיר סוג 1.
בנוסף, ניסיון במקצוע המזכירות הינו הכרחי בחלק ממוסדות הלימוד. כך, ייתכן מאד כי חלק מהקורסים יהיו פתוחים רק לאנשים אשר באמתחתם מספר שנות ניסיון בתור מזכירים.

מהן התכונות הנדרשות להצלחה בלימודים?

מזכירות בכירה אינה משרה טכנית כפי שניתן לחשוב ובוודאי שאינה מסתכמת בהכנת קפה לממונים.
לצורך הצלחה בלימודים ובהמשך הדרך, נדרשת היכרות בסיסית עם מערכות המחשב השונות, וזאת לצד תכונות וכישורים כגון אסרטיביות, סדר ויוזמה.
מזכירים בכירים מהווים חלק חשוב מאין כמוהו בארגון בו הם עוסקים.
עבודתם אינה מונוטונית ומצריכה במקרים רבים הגדלת ראש. כלומר, אם מחפשים אחר מקצוע שיאפשר לכם לשבת בחדר ממוזג ולבצע פעולות בסיסיות בעצלתיים - מזכירות בכירה אינה המקצוע עבורכם.
תכונה חשובה נוספת היא התמודדות עם מצבי לחץ. מזכירים בכירים עובדים עם הגורמים החזקים ביותר במשק הישראלי, כך שסדר יומם בדרך כלל נע במהירות עצומה.
פעילות במשרדים של רופאים או משפטנים מהשורה הראשונה, למשל, מתנהלת סביב השעון, ומהמזכיר נדרש לפעול באופן מיטבי גם ברגעים לא פשוטים ובסיטואציות מורכבות.

היכן ניתן ללמוד מזכירות בכירה בארץ?

מספר מוסדות לימוד בארץ מאפשרים הרשמה לקורס מזכירות בכירה, בהם:
היחידה ללימודי המשך וללימודי חוץ של אוניברסיטת חיפה, המרכז להשתלמויות - רופין ועוד.